Verdens dårligste mødeformål

Af Bo Krüger

Har du været en af de uheldige, der har været indkaldt til et møde, hvor den eneste forklaring på at mødet skulle holdes var, ”at det plejer vi”?  Der holdes tusindvis af ”plejer”-møder hvert år i danske virksomheder f.eks. det ugentlige afdelingsmøde eller det årlige medarbejderseminar eller kundemøde. I mit univers er ”plejer” den dårligst tænkelige årsag til at afholde et møde. På den moderne arbejdsplads har vi alle sammen rygende travlt - vi skal hele tiden præstere og levere samtidig med at der skal købes ind, hentes børn og familien skal på besøg. Det er ikke noget problem at finde andre gode formål at bruge vores tid på.

I den moderne verden er tid altid en mangelvare, derfor skal vi også have nogle rigtig gode grunde til at indkalde kunder, kollegaer og samarbejdspartner til møder. Derfor er den vigtigste forudsætning, der skal være på plads når I indkalder til et møde, at der skal være et formål – og ”plejer” er ikke et gyldigt formål. At tage til et møde uden formål er som at sætte sig ind i en flyver uden at vide, hvor flyet tager dig hen. Det kan være vældig sjovt, men de fleste af os ville nok ikke betale mange penge for den billet.

Der kan være forskellige grunde til at mødet ikke har noget formål.

1. Mødet skulle aldrig have været indkaldt. Måske er den eneste grund til at mødet afholdes, at det er noget vi plejer at gøre og i virkeligheden kunne vi klare os fint uden.
2. I kender selv formålet, men har glemt at fortælle deltagerne om det. Mange mødeplanlæggere er så optaget af at planlægge et møde, at det forekommer dem fuldstændig indlysende hvorfor mødet afholdes. Men husk at deltagerne ikke har været en del af planlægningsprocessen og derfor måske ikke har forstået, hvorfor mødet holdes.
3. Mødet har et formål, men I har ikke fået sat ord på.Mange ”plejer” –møder har i virkeligheden et formål, men fordi det er blevet holdt så ofte er formålet enten blevet glemt eller opleves som så selvfølgeligt at ingen har ulejliget sig med at præcisere formålet.

Et mødeformål handler om at deltagerne skaber noget sammen. Vi mødes for at skabe noget der er større end det den enkelte ligeså godt kunne præstere alene. Vi skal være ambitiøse på mødets og deltagernes vegne. Vi skal forvente, at alle deltagere bidrager aktivt til at skabe noget der kræver deres fulde opmærksomhed til gengæld får de bedst tænkelige rammer at mødes under.
 

Typiske mødeformål

Når vi kender mødets formål er det meget nemmere at stille krav til deltagerne og outputtet af mødet, ligesom det er nemmere at måle på om mødet var investeringen værd. Når vi mødes kan vi f.eks. mødes for at skabe:
 

Fælles forståelse. Fælles forståelse er ofte et hovedformål for mange årlige personaleseminarer. Vi skal have en fælles forståelse af hvem vi er og hvor vi er på vej hen.

Beslutninger.Vi skal træffe beslutninger om virksomhedens næste skridt. At skabe fælles beslutninger er ofte hovedformålet på politiske møder og til forhandlinger.

Gode relationer. At skabe gode relationer er et vigtigt formål på stort set alle typer af møder, konferencer, kongresser, seminarer m.m. Gode relationer knytter bånd og skaber forudsætninger for videndeling, innovation og motivation. At skabe gode relationer kan udmærket være den eneste grundt til at mødes, men hvis det er mødets egentlige formål er det for slapt blot at servere god mad og rødvin og så regne med at resten går af sig selv.

Motivation. At skabe motivation er et typisk formål på f.eks. kick off møder, salgsmøder og ledelses- og personaleseminarer.

Ideer. Alle virksomheder har brug for konstant at kunne skabe kreative idéer for at kunne forandre sig, udvikle sig, være innovative og for at kunne løse problemer.

Handlekraft.  Efter et møde skal deltagerne helst have lyst til at gå ud og skabe forandringer og forbedringer. Derfor er et vigtig formål på mange møder at skabe handlekraft, der giver deltagerne energi og redskaber til at gøre en forskel.

Og 3 skarpe til sidst

1.     Hav altid et formål

2.     Husk at fortælle deltagerne hvad formålet er, og hvordan de bidrager til det.

3.     Hold ikke mødet hvis der ikke er et formål, medmindre formålet er at finde et….

Artiklen blev bragt i MØDERPLUS+ NR 02 / MARTS 2011