Ingen event uden et budskab

Af Lars Blicher-Hansen

Christina Kjær Nielsen er projektleder på mange forskellige typer møder og events for konsulentvirksomheden Rambøll. Organisatorisk er hun placeret i kommunikationsafdelingen, som består af et tekstteam, et designteam og et eventteam, og Christina er ansvarlig for sidstnævnte.

-Vores afdeling fungerer som et internt bureau, hvor vores kolleger ude i ”forretningen” kan købe kommunikationsydelser hos os, forklarer Christina Kjær Nielsen.

Fællesnævneren er, at alle events har et budskab at formidle, enten over for eksisterende eller potentielle kunder, over for medarbejdere i Rambøll eller over for potentielle fremtidige medarbejdere, f.eks. studerende.

Christina Kjær Nielsen deltager også i markedsføringsarbejdet med bl.a. at arrangere udstillingsstande på forskellige messer og fagkonferencer, lige fra små informationsstande til større stande med forskellige aktiviteter som konkurrencer eller udskænkning – alt efter budskab og målgruppe. Hele den budskabs- og designmæssige side udvikles i tæt samarbejde med journalister og grafiske designere og selvfølgelig afdelingens interne kunder.

-Jeg arrangerer kundekonferencer, som ofte både indeholder faglige indlæg og relationsopbyggende aktiviteter. I efteråret 2010 arrangerede vi en international konference, hvor vi formåede at få sat et interessant og relevant program sammen, og vi fik en minister på talerstolen – dem har vi to flere af i 2011, fortæller Christina Kjær Nielsen.

Da Rambøll flyttede ind i sit nye domicil i Ørestad i efteråret 2011, blev det fejret med en kæmpe fest for alle 1600 medarbejdere – en event, som var bygget op omkring koncernens værdier, og som markerede, at alle Rambølls selskaber nu var under samme tag. Men også ledelsesmøder, gå-hjem-møder, receptioner og meget mere ligger i Christina Kjær Nielsens portefølje. I alt flere end 60 events alene i år.

-Hvor placerer du dine møder?
-Vi vil meget gerne vise vores nye hus frem og forsøger derfor så vidt muligt at placere dem her i Ørestad. Ofte gør vi dog også brug af vores nabo Crowne Plaza, og vi glæder os til at lære Bella Sky Comwell Hotel – som Rambøll jo har været med til at bygge – bedre at kende. Vi har også en del arrangementer, hvor folk fra hele landet deltager. Her vælger vi som regel et sted midt i landet.

Jeg vil føle mig tryg

-Først og fremmest skal stedet være så tilgængeligt som muligt for så mange af deltagerne som muligt. Det skal ikke være ekstravagant, men jeg vil gerne have kvalitet. Her mener jeg i høj grad også kvalitet i den service og den opmærksomhed, som mit arrangement får. Jeg vil gerne have sparring om arrangementet, og jeg vil gerne have en attitude, som fortæller mig, at alt i princippet kan lade sig gøre. Jeg vil føle mig tryg, indgå i en form for partnerskab, hvor vi alle føler ansvar for et vellykket arrangement. Og så er vi selvfølgelig fokuserede på sund kost, dagslys i mødelokalerne, mulighed for frisk luft, fleksible opstillinger osv.

-Har I en mødepolitik?
Vi gør i stigende grad brug af vores centrale indkøbsfunktion, når vi indgår aftaler med leverandører. Godt købmandskab er en væsentlig faktor, og vi har tjeklister, som sikrer en god proces i det, vi laver. Men en egentlig formuleret mødepolitik i forbindelse med planlægning af events har vi ikke, siger Christina Kjær Nielsen.

-Men vi evaluerer alt, hvad vi laver. Ved mindre opgaver er evalueringen intern. Vi har oftest en rigtig god fornemmelse for, om vi har ramt rigtigt, hvis vi har mange besøgende på vores stande. Men rigtigt mange af vores aktiviteter handler om branding og relationer – salg på den meget lange bane – og her giver det ikke mening decideret at se på ROI. Ved vores kundekonferencer opstiller vi succeskriterier for eventen og måler efterfølgende gennem elektroniske surveys deltagernes tilfredshed. Det fungerer godt, og det er en stor hjælp i arbejdet med hele tiden at blive bedre til det, vi gør.

Deler ud af erfaringerne

Derudover arbejdes der internt i Rambøll på at opbygge et netværk for alle, som arrangerer møder af forskellig slags. -Vi er ved at opbygge vores intranet, som også skal være en støtte til dem, som sidder decentralt og planlægger. Der er rigtigt mange ting, vi gerne ville gøre - hvis vi ikke skulle afvikle alle de events hele tiden… Men først og fremmest arbejder vi på at få nogle gode processer i vores planlægning, som vi vil dele med dem, der ikke har helt så meget erfaring på området, siger Christina Kjær Nielsen med et glimt i øjet.

Den professionelle mødeplanlægger betegner i øvrigt en succes som det, der sker, når man i sin planlægning ”formår at møde folk der, hvor de er, og bringe dem hen, hvor man gerne vil have dem, i mental forstand”. Så involverer deltagerne sig, så giver de noget af sig selv til fællesskabet, og så bliver 2 + 2 mere end 4, siger Christina Kjær Nielsen.

Et par gode råd til slut:

-Lad være med at være for ambitiøs med hensyn til at proppe for meget indhold ind i en konference, så deltagerne må styrte igennem uden tid til at reflektere og tale med hinanden. Og hold stædigt fast i, hvad det er, vi ønsker at opnå med konferencen. Det skal stå lysende klart, inden man gør noget som helst andet. Hvorfor skal den afholdes, hvad er det, man ønsker, at deltagerne skal have med hjem og gøre anderledes efter konferencen?
 

Artiklen blev bragt i MØDEPLUS+ NR 04 / AUGUST 2011